Защото последните дни не малка част от колегите се свързаха с мен, по повод въпроси свързани с атестацията, вътрешния одит и предстоящата самооценка, предлагам не само моето виждане, но и това на колегите от Институт по качество в образованието относно тази материя.
Ще се опитам да дам общи насоки, да бъда кратка, но предвид съществото и детайлите, които ще се разглеждат, на дали ще успея да обхвана всичко. Поставям уговорката, че тази матрица, не може да бъде приложена еднакво за всички. Тя дава насоки по отношение на: подготвката на карти за самооценка, изграждане на част от бланките към стратегическите документи, изграждане на профилирана документация към системата за управление на качество и най - важното, основание да бъдете сравнително спокойни, при една евентуална външна атестация.
Винаги съм смятала, че не си струва заради два или повече документна, да се рискува нечие здраве. Здравето е ценен дар.
Препоръчвам да бъдете внимателни (особено при разписване на картите за самооценка) и да разработвате всеки един документ от прилежащия пакет с разбиране.
Всички почетохме "професионално написаните" ДОС и излезлите наредби, затова по същество.
Нека разиграем малка симулация.
Ако примерно, аз съм проверяваш одитор на Вашето учебно заведение, какво бих предприела като поетапни стъпки при одита?
2. Бих погледнала тези индикатори за оценка към кои цели и съответно за кои дейности се отнасят. След това, ще започна проследяването на това дали за всяка една от дейностите има съответните индикатори и кои липсват.
3. Следваща стъпка е да наложа атестационната карта на МОН и в разделите в които се дублират, бих уточнила конкретните точки за проверка.
4. Бих поискала процедурата за координация и субординация. Бих разгледала заповедите касаещи разпределението на дейностите по длъжности и учители, като вече конкретно ще поискам портфолио на съответния учител, ще проследя има ли субран доказателствени форми, определени със заповед. Ще разгледам доклада за отчетността.
5. Следващата стъпка е да разгледам документацията касаеща коригиращите дейности, разписаните процедури за управление на процесите, управление на кризи, документите свързани с управлението на риска ( за да видя кои са слабите места в системата и по какво се работи), Вашата карта за самооценка и съответно всички типове бланки, за да мога да проверя дали има основание за събиране на пълната информация, касаеща одита.
До тук всички първоначални документи, необходими за качествен анализ са на бюрото ми и мога да стартирам реалния одит на системата.
Забелязахте ли какво поисках? Всичко. Казано с други думи, при мен се намира екстракта на документацията.
Ако реша да задълбоча може да стране страшно. За сега поисках документи, които мога да проверя за 3 дена, без да имам пропуски и да индикирам дали вие боравите и разбирате тази материя. Реален одит може да протече и един месец.
Какво заложихме като база?
1. Изискванията на МОН
2. Вашите изисквания поставени на база на стратегията на образователната институция.
Нека разгледаме детайлите.
Приемаме, че вече сте създали Комисия по оценка на качеството в образователната институция, чиято дейност и правилник са описани в стратегията за развитие. Тази комисия, сега трябва да подготви картите за самооценка, като анализира и обобщи резултатите преди последния педагогически съвет. По закон на последния педагогически съвет за учебната година, картите за самооценка се предлагат за апробиране от колегията.
Как да обезпечим вътрешния одит (смооценката)?
1. Определете достатъчност на доказателствените форми. Изберете си скала за оценка.
Достатъчните доказателствени форми се предлагат от Комисия по качество и се приемат на ПС. На база на заложените исискуеми параметри, задайте скала за оценяване, която също се приема на ПС. Препоръчвам 7 или 9 степенна скала, но МОН оценяват по 3 степенна, така че официално дублирайте скалата на МОН.
Хора, които се занимават с обработка на данни ще Ви кажат, че 3 степенната скала дава до 75% грешка, но това са "подробности" за МОН, така, че добре дошли в поредното безумие. Аз въпреки системата бих наложила 9 степенна скала, която ще преравня в последствие при анализа, към 3 степенната скала на МОН и чак тогава бих обобщила резултатите. Така ще "замажа" и ще неглижирам някой от моментите, в които даден преподавател евентуално е "допуснал непоправима грешка" или се е "скарал" неблагоразумно с родител, който е подал жалба. Така ще имам луфт и инструмент, с който да боравя при извънредни ситуации. Това не значи да се прави компромис с живота и здравето на децата. Освен тази скала ще определите и тежестите на влияние и въздействие. Все пак правим качествен анализ, не количествен.
2. Извадете индикаторите от Стратегията си за развитие, писани на база поставени цели по качеството и Концепцията за устойчиво развитие.
Всеки индикатор става конкретна задача и ако в стратегията пишете "Да има проведени 3 инициативи на даден учител по едикоя си дейност" в картата записвате точка "Брой проведени инициативи по дейност .....едиколко си броя", като залагате и скала за оценка (примерно 3 до 5 дейности- справил се за 9 точки). Надградете картата за самооценка, с изискванията по индикатори.
3. Попълнете атестационната карта (картата се разработва на база атестационна карта по наредба). От там по раздели, ред по ред трябва да са вписани изискванията на МОН, изискванията по индикатори на база стратегията, изискванията на директора и да има приложено описание по съберете доказателствени форми по изискванията в ЗПУО, с приложими ДОС, в достатъчност. Можете да организирате картата по раздели и групи. Не пропускайте да заложите участия в комисии, екипи и работни групи. Съответно поставете скала за оценка (отново преравнете Вашата 9 степенна скала към 3 степенната скала на МОН) и оценете до каква степен доказателствения материал отговаря на изискуемата рамка. Поставете количествена и качествена оценка. Анализирайте на база предходни резултати.
4. Не забравяйте, че в системата за управление на качеството трябва да има срокове и отговорници.
Добавете в картата за самооценка точка по спазени срокове, на база поставени задачи. Примерно "Изпълнение на задачи. Поставени 3, изпълнени 3, по зададената скала за оценка от таблица към атестационна карта за самооценка - справил се."
5. Резултатността по всички направления се описва в Годишен доклад за самооценка. Докладът се приема на последния ПС за годината. Има специфика по отчетност в този доклад. Внимавайте.
Всичко написано по - горе звучи сложно, но ако имате правилно написана стратегия и правилно позиционирани индикатори, ако сте си събрали достатъчните доказателствени форми, оформянето и попълването на картите за самооценка, не отнема много време.
Какво мога да кажа в заключение. Не се страхувайте, не се подценявайте, бъдете прецизни и не забравяйте, че хората, които ще Ви проверяват, не е ясно дали ще бъдат компетентни да направят качествен одит. Скоро имаше случай на одит на наш колега, провеждан от "експерт", който нямаше и малка идея как се разписва системата за управление на риск за образователна институция, но все пак, този "експерт" провери колежката. Затова обръщам внимание, че правилно разписаната стратегия, правилно разписаните индикатори, скали за оценка, гарантират Вашето спокойствие.
Кои са рисковете при одит?
- Да не сте разписали правилните индикатори;
- Да не разпишете правилно документите и атестационните карти за самооценка;
- Да позволите на одитиращия да приложи субективно отношение, след като нямате ясни правила за работа;
- Да се проведе одит от некомпетентен "експерт".
- Педагогическия колектив да не си подготви правилно портфолиото, да не събере необходимия и достатъчен доказателствен материал.
- Да не изберете правилните инструменти за набавяне на информация по отношение на рискови звена и фактори, заложени за анализ в обратните връзки.
Последни насоки.
Каквото сте си заложили в стратегията и каквото сте определили, като рамки в системата си за управление по специфика на среда, по това ще Ви одитират.
Не забравяйте, че вие сте Учител и живота на децата е във Вашите ръце. Да си истински учител е трудно, но любовта, с която ни даряват нашите деца, осмисля всеки един ден . Не позволявайте на бюрократични процедури, да създадат среда за негативна емоция. Не бъдете критични към колегите си и винаги поставяйте висока оценка на тяхната работа. Сега е моментът да проявите воля и да работите като екип, всички заедно, за да не се получат неприятни изненади и излишно напрежение при евентуален одит. Внимавайте с овластяването на хора. Това може да изиграе лоша шега не само на директорът, но и на всички участници в процеса.
Да си Учител е призвание. Не позволявайте да бъде наранено нечие достойнство и запазете своето здраве. Здравето е най - важното нещо.
2020г.
Актуализация на насоките.
Поради обема на насоките по отношение на атестацията, спецификата по организация на документалните форми и липсата на време, препоръчвам да си осигурите следните печатните издания:
- Книга втора, включва структурни насоки с изискванията по планиране, отчетност, съдържание на документи, изисквания към документални бази, изисквания и специфика на провеждане на атестацията и самооценката със заглавие: „Оценка на управлението. Самооценка и изисквания. Документални форми. Доказателствен материал“. Изключителен материал.
- Книга трета, е с насоки по управленски модели за постигане на устойчива резултатност, специфика по отчетност на Стратегия за развитие 2016/2020, изменения на политики и прилагане на Стратегия за развитие 2020/2024. Заглавие: „Как да разработим сами? Стратегия за развитие. 2020/2024 концепция за развитие. Практическо ръководство“.
Заявки за книгите можете да ги откриете на линк: http://www.eduset.net/books
Надявам се да съм Ви била от полза. Ако имате и други въпроси, ще се радвам да отговоря.
Поздрави,
инж. Калина Христова
Тел: 0899 885 167
e-mail: hristova@eduset.net
